Administratie is een wezenlijk onderdeel van elke e-commerce onderneming. Hoe beter de administratie is ingericht, hoe soepeler processen gaan lopen. Op e-commerce gebied bestaat de administratie uit o.a. boekhouden, factureren, bijhouden van de voorraad en creditnota’s.

Webshop en administratiepakket: waarom koppelen?

De meeste e-commerce systemen als Magento zijn primair bedoeld om producten mee te verkopen, en niet om administratie in te verwerken. Je loopt dan ook vrij snel tegen beperkingen aan op administratief gebied. Er zijn drie grote redenen waarom een koppeling tussen je webwinkel en een administratiepakket wenselijk zijn:

1. Financieel inzicht

Dit is het primaire doel van een administratiepakket. Als je een webshop hebt, wil je kijken wat de financiële consequenties zijn. Je ziet je verkoop in de webshop, maar je wilt ook je winst en marges weten. Hiervoor heb je een administratiepakket, ook wel backoffice, nodig. Met een dergelijk pakket kun je real-time zien wat je winst is, hoeveel marge je over een bepaalde periode hebt gedraaid en welke producten en productgroepen goed of slecht presteren.

2. Voorraadbeheer

Naast financieel inzicht, creëer je ook inzicht in je voorraad. Hoewel je ook voorraadbeheer binnen Magento hebt, is dit erg beperkt. In een administratiepakket kun je direct zien welke producten laag in voorraad raken, welke producten in bestelling zijn en kun je regels instellen die je een bericht geven wanneer je weer moet inkopen. Voorraadbeheer zit niet standaard in elk administratiepakket, vooral de starterspakketten hebben vaak niet deze functie. Neem dit mee in de overweging bij het kiezen van een administratiepakket.

3. Grip op liquide positie

Het voordeel van een actuele administratie is dat je realtime inzicht hebt in je omzet en marges. Je kunt dus zien wat de trends zijn in deze cijfers en zo grip krijgen op je liquide positie. Op basis van deze cijfers kun je bepalen of je extra moet gaan inkopen, of misschien juist minder. Misschien zie je dat er ruimte ontstaat voor een grote marketingactie of dat er een opruiming moet komen.

Inventariseer de opties

Ben je een startende webwinkel en heb je een overzichtelijk productaanbod, dan kan een eenvoudige administratie voldoende zijn. Hiervoor zijn vele oplossingen. De bekendere zijn Twinfield en Exact Online. Deze oplossingen zijn allemaal online beschikbaar. De prijsstelling is vaak per maand.

Ben je groeiend? Heb je een groot aantal producten? Is inkoop erg belangrijk? Houd je zelf voorraad? Dan zijn deze oplossingen veelal niet toereikend en is een uitgebreider systeem gewenst, zoals Microsoft Dynamics NAV of Exact Globe. Dit kunnen dus ook offline systemen zijn.

Koppeling met e-commerce software

Natuurlijk wil je jouw e-commerce software met een administratiepakket gekoppeld hebben. Op die manier creëer je een geautomatiseerd proces tussen de verkoop en administratie.

Tips voor het koppelen van e-commerce software met een administratiepakket

1. Maak je processen inzichtelijk

Het is belangrijk om te weten hoe je processen lopen en hoe je deze kunt optimaliseren. Een valkuil van veel webwinkeliers is dat er matige kennis is van administratie. Het gevaar is dat er te snel keuzes worden gemaakt zonder concrete onderbouwing of onderzoek. Daarom: maak je processen inzichtelijk. Zorg er voor dat je al jouw wensen in kaart hebt gebracht voor je een pakket aanschaft en een koppeling legt met je e-commerce systeem. Sommige administratiepakketten hebben ook een standaard koppeling. Het voordeel van een standaard koppeling is dat er al meerdere bedrijven (controleer de referenties) gebruik van maken en dat ze hierdoor de koppeling voor een concurrerende prijs kunnen aanbieden.

2. Maak gebruik van specialisten

Goedkoop is duurkoop, en vooral op e-commerce gebied. Je wilt tenslotte verkopen en niet boekhouden. Investeer in kennis voor jezelf op dit gebied, dat betaalt zich dubbel en dwars terug. Verdiep je in de mogelijkheden en ga in gesprek met specialisten. Zoek experts op het gebied van koppelingen met bewezen cases.

3. Vraag om een demo en check referenties

rijwel elke koppeling vraagt op maatwerk. Voordat je een partij aan het werk zet, wil je weten wat het eindresultaat zal zijn. Vraag dus altijd om een demo, zodat je zelf kunt zien hoe de processen gaan lopen. Vraag ook naar referenties en informeer naar hoe de koppeling werkt en wat eventuele verbeterpunten zijn.

MediaCT koppelingen

MediaCT heeft al heel wat koppelingen voor verschillende partijen gemaakt. Wil je hier mee over weten? Bezoek de MediaCT expertise 'Magento integraties' voor alle Magento koppelingen.